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供应商协同管理系统

1.方案介绍​

1.1.方案简介​

轻流供应商协同管理系统，包括供应商全生命周期管理、采购需求管理、采购寻源、合同管理、采购业务管理，帮助企业提升采供内外协同能力，实现降本增效。

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1.2.业务痛点及解决方案​

业务痛点解决方案
内外协同困难采供双方沟通频繁但效率低，信息易出错；采购过程涉及多部门，协同内容多，审批流程长，信息同步慢。高效内外协同打通企业内部协同部门间、企业与供应商间的信息壁垒，构建高效协作平台，实现流程透明化、信息同步自动化。供应商全生命周期管理覆盖从供应商注册、准入、考核到淘汰的供应商全生命周期管理，自定义供应商准入流程与绩效考核体系，建立稳定合作生态，提升采购质量。采购寻源线上化提供采购询价、招标多种寻源方式，自由配置寻源流程，实现全过程线上化，提升寻源效率，有效控制采购成本。需求合并，集中采购支持合并采购需求，自定义需求合并规则，实现集中采购，提升采购效率。采购过程实时监控实时监控采购异常动态，及时识别并提醒采购人员采取有效应对措施。
供应商管理难供应商数量多，缺乏全生命周期管理流程；缺乏有效绩效考核体系与分级管理体系。
成本把控难价格信息获取渠道单一，难以及时掌握市场动向与供应商情况；需求部门多，采购需求零散，需求信息不对称等问题。
风险管控难无法及时识别和管控供应商相关风险，如供货风险、质量风险、价格风险等，无法及时采取应对措施。

2.核心模块与亮点​

2.1.内外协同平台，打通信息壁垒​

登录外部用户账号，供应商实时参与业务协作，查看权限数据；

企业内部采购、品质、仓库、财务、法务多部门协作；

支持PC、手机、平板使用。

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内部管理界面

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供应商界面

2.2.供应商全生命周期闭环管理​

供应商发起申请填写基础信息，自动查询工商信息；

企业填写调查表或绩效考核单，发起供应商准入或淘汰流程；

自定义准入考评标准、绩效考核标准。

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2.3.采购需求管理​

实现采购需求的收集、合并、分配、进度同步等管理；

收集的采购需求自动生成需求池，支持合并采购需求，生成采购任务；

采购人员受理采购任务，查看任务来源明细，实时统计任务进度。

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2.4.询价管理​

询价负责人发布询价，选择报价供应商，供应商接收报价待办；

智能比价，企业快速获取价格优势，生成内部价格库。

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2.5.招标管理​

招标负责人发起招标，供应商报名并缴纳保证金；

投标开始，供应商在线上传投标材料；

开标后自动发起评标流程，统计评标结果，确定中标候选人；

发起中标通知流程，下载中标通知书并上传，待中标单位确认。

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2.6.合同管理​

合同起草、审批、修改、签订全流程线上化；

自定义上传合同模版，下载电子合同或打印。

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2.7.采购业务协同​

采购方发起订单，供应商确认并填写发货计划；

供应商安排发货后打印发货单，收货人员扫码填写收货单，自动生成质检任务；

识别供应商交货风险，发送提醒至采购人员；

采购方退货处理不合格货品，合格货品安排入库，扫码填写入库单；

供应商发起对账、录入发票，采购方确认后付款并通知供应商；

实时统计采购执行进度。

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2.8.工作台​

设置内外协作工作台，集中展示相关信息，统一业务操作入口。

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内部采购台

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供应商操作台

2.9.数据分析​

多维度多类型统计分析供应商数据与采购数据，帮助企业有效决策。

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3.使用说明​

3.1基础数据​

基础数据包含【物料信息】、【物料品类】、【我方公司信息】应用，可进入应用界面，点击右上方「发起新的」录入数据或点击「导入」进行批量操作

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3.2供应商管理​

3.2.1供应商注册​

批量或链接邀请供应商注册外部用户账号

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供应商完成账号注册并登录

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3.2.2供应商界面​

向供应商发送应用包链接

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供应商点击链接进入操作界面

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3.2.3供应商信息​

供应商在【供应商管理】>>【供应商信息】中点击「申请」新增信息

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3.2.4送样单​

供应商在【供应商管理】>>【送样单】中点击「发起新的」新增送样信息，采购人员接收待办确认送样信息，随后抄送供应商，合格产品自动新增供应商供货能力清单

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3.2.5调查表​

采购人员在【供应商管理】>>【调查表】中点击「发起新的」填写相应供应商调查详情

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3.2.6供应商准入​

采购人员在【供应商管理】>>【供应商准入】中点击「发起新的」发起准入审核流程，若同意准入，供应商生命阶段自动更新为“合格”，并消息提醒供应商。

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3.2.7绩效考核​

采购人员在【供应商管理】>>【绩效考核】点击「发起新的」，选择考核周期与考核供应商，填写考核结果

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3.2.8供应商淘汰​

采购人员在【供应商管理】>>【供应商淘汰】中点击「发起新的」新增淘汰的供应商；

若「是否同意淘汰」为“同意”，【供应商信息】中的「生命阶段」自动更新为“淘汰”

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3.2.9准入考评模版​

采购人员在【供应商管理】>>【准入考评模版】点击「发起新的」新增准入考评模版

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3.2.10绩效考核模版​

采购人员在【供应商管理】>>【绩效考核模版】点击「发起新的」新增绩效考核模版

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3.3需求管理​

3.3.1采购需求申请​

需求部门在【需求管理】>>【采购需求申请】中点击「发起新的」新增采购需求申请，【采购需求池】中自动新增相关需求，并管控是否合并同种物料需求

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3.3.2采购需求池​

本应用数据由采购需求申请发起后自动生成，无需录入。

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3.3.3采购任务​

本应用数据由采购需求池中数据新增后自动生成，无需录入；

采购人员可以在本应用「待受理任务」中点击「受理」按钮，受理成功后生成新一条采购任务。

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3.4询价管理​

3.4.1采购询价​

采购人员在【询价管理】>>【采购询价】中点击「发起新的」发布询价，选择报价供应商；

【采购任务】中相关任务状态自动更新为“转询价”，【采购需求池】中相关需求状态自动更新为“转询价”。

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3.4.2供应商报价​

询价发布后，相关供应商接收报价待办，提交报价后由采购负责人审核。

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3.4.3比价核价​

采购人员在【询价管理】>>【比价核价】中点击「发起新的」发起核价申请，并查看比价分析；

最终价格自动新增至【价格库】，并更新对应供应商的供货能力清单，询价状态自动更新为“已完成”。

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3.5招标管理​

3.5.1招标​

招标负责人在【招标管理】>>【招标】，通过点击「发起新的」新增招标信息，填写招标规则、邀请供应商、评标专家、评分项等信息，招标状态默认为“待投标”；

【采购需求池】中相关需求状态自动更新为“转招标”，【采购任务】中相关任务状态自动更新为“转招标”。

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3.5.2专家库​

在【招标管理】>>【专家库】，通过点击「发起新的」新增评标专家信息。

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3.5.3评分项信息​

在【招标管理】>>【评分析信息】，通过点击「发起新的」新增评分项信息.

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3.5.4投标邀请​

发布招标后，供应商接收邀请通知，确认是否参与投标；

若确认参与，供应商获取招标文件；【招标】中的「邀标确认情况」自动更新为“参与”。

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3.5.5保证金缴纳​

供应商确认参与后，接收保证金缴纳待办，上传缴纳记录并提交，财务人员进行到款审核

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3.5.6投标​

投标开始后，相关招标状态自动更新为“投标中”，供应商在【招标管理】>>【投标】点击「发起新的」发起投标，若不在投标时间段内，且未查询到保证金缴纳记录，则无法提交投标

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3.5.7开标​

开标人员在【招标管理】>>【开标】，通过点击「发起新的」发起开标，【招标】中相关招标状态自动更新为“开标中”。

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3.5.8评标​

开标完成后，自动发起评标流程，专家接收评标待办并填写。

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3.5.9定标​

定标人员在【招标管理】>>【定标】，点击「发起新的」查看评标结果，并填写中标候选人，提交后自动消息通知各中标候选人。

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3.5.10中标​

招标负责人在【招标管理】>>【中标】，点击「发起新的」填写中标信息，下载并上传中标通知书；

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3.5.11中标通知​

供应商接收中标通知并确认，确认后相关招标状态自动更新为“已完成”。

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3.5.12保证金退还​

供应商缴纳保证金后自动生成退还流程，财务人员在【招标管理】>>【保证金退还】完成保证金退还待办；供应商确认退还到账情况；

保证金退还信息自动更新在【保证金缴纳】相关保证金缴纳信息中。

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3.6.合同管理​

3.6.1合同申请​

采购人员在【合同管理】>>【合同申请】点击「发起新的」发起合同申请，并上传合同附件。

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3.6.2合同确认​

供应商接收合同确认待办，若确认填写合同邮寄信息，若需修改，填写修改内容，结果抄送至采购人员。

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3.7.采购执行​

3.7.1采购订单申请​

采购人员在【采购执行】>>【采购订单申请】中点击「发起新的」新增采购订单。

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3.7.2采购订单确认​

供应商接收采购订单确认待办。

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3.7.3发货单​

供应商在【采购执行】>>【发货单】中点击「发起新的」填写发货单，并抄送采购人员；

点击打印自动生成发货单。

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3.7.4收货单​

收货人员在【采购执行】>>【收货单】，通过点击「发起新的」新增收货单；

扫描发货单上二维码录入发货单号，填写收货数量；

相关发货单状态自动更新为“已收货”。

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3.7.5质检单​

收货后自动生成质检任务，并提醒质检人员。

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3.7.6退货单​

采购人员在【采购执行】>>【退货单】点击「发起新的」新增退货信息。

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3.7.7入库单​

入库人员在【采购执行】>>【入库单】点击「发起新的」新增入库信息；

扫描发货单上二维码录入发货单号，填写入库数量。

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3.8.采购结算​

3.8.1供应商对账​

供应商在【采购结算】>>【供应商对账】，通过点击「发起新的」新增对账信息，采购人员确认对账内容。

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3.8.2付款单​

采购人员在【采购结算】>>【付款单】，通过点击「发起新的」新增付款申请，由财务审核付款，付款后消息通知供应商。

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3.8.3发票录入​

供应商在【采购结算】>>【发票录入】点击「发起新的」新增发票信息，并有采购人员与财务人员审核确认。

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3.9工作台​

分别为企业内部人员与外部供应商设置工作台。

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3.10统计分析看板​

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