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通讯录

1.简介​

1.1 功能简介​

通讯录分为企业组织架构、角色的设置与管理，同时支持对空间成员进行管理

1.2 应用场景​

可用在企业架构管理、角色管理、表单成员字段引用、流程审核抄送等场景。例如在企业架构管理中，通过通讯录能够有效管理工作区成员架构及权限信息

1.3 效果展示​

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1.4 使用案例​

《使用案例》

2.设置步骤​

2.1 功能入口​

选择左侧导航栏的「通讯录」，点击即可进入右侧浮窗通讯录操作页面

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2.2配置通讯录​

2.2.1邀请成员​

邀请成员时，可通过链接邀请、搜索邀请、批量邀请、邀请码邀请四种方式为工作区添加新成员

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2.2.1.1 链接邀请​

点击浮窗右上角「添加成员」，选择「链接邀请」，通过「微信扫一扫」或「复制链接」任一方式发送给被邀请人，等待被邀请人确认即可添加成员

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PC端效果

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移动端效果

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2.2.1.2 搜索邀请​

点击浮窗右上角「添加成员」，选择「搜索邀请」，输入被邀请人邮箱，点击「搜索」，点击「发送邀请邮件」，等待被邀请人确认即可添加成员

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被邀请人邮件状态

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2.2.1.3 批量邀请​

点击浮窗右上角「添加成员」，选择「批量邀请」，批量邀请有上传文件和手动输入两种方式image.png

  • 上传文件

点击左下角「下载邀请模版」后，按照模版格式提示批量输入被邀请人邮箱、姓名、部门、角色等信息，再将模版文件重新导入，即可批量邀请。

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  • 手动输入

点击手动填写，根据格式填写邀请人信息后点击确认邀请即可邀请

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批量邀请的文件上传方式可以设置成员的部门和是否为部门主管，手动填写不允许

2.2.1.4 邀请码邀请​

点击浮窗右上角「添加成员」，选择「邀请码邀请」，点击「复制邀请码」，发送给对应被邀请人，等待被邀请人确认即可添加成员

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被邀请人注册后加入工作区

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  • 企业微信/钉钉版本支持直接同步通讯录

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2.2.2 添加部门​

在通讯录中点击「添加部门」后，设置部门名称、部门主管及部门图标后，点击「确定」即可完成设置

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​轻流也支持在目标部门创建子部门，或在目标部门中添加成员

选择目标部门，点击「添加子部门」，配置子部门信息即可完成创建

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选择目标部门，点击「添加成员」，选择成员即可完成添加

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在「安装OPEN API插件」的情况下，可以在通讯录里看到部门外部id

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2.2.3 设置部门主管​

选择目标部门，点击目标成员「职位」选项，切换职位即可完成设置

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2.2.4 添加直属主管​

选择需要添加直属主管的目标成员，点击「成员信息」，添加直属主管即可完成设置

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  • 此功能目前仅适用于专有轻流，不支持官网版及平台版（企微、钉钉、飞书等）轻流

2.2.5 添加角色​

使用角色可对企业成员进行跨部门、职能化的灵活分组，对后期流程节点的节点负责人进行维护时操作非常便利

选择「角色」，点击「添加角色」，配置角色名称、图标后即可完成角色创建

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为角色添加成员，选择目标角色，点击「添加成员」，选择成员即可完成添加

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在「安装OPEN API插件」的情况下，可以在通讯录里看到角色外部id

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2.2.6 禁用成员​

如需限制部分成员进入所在工作区，可使用禁用成员功能

选择目标成员，点击「禁用成员」即可完成配置

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  • 禁用成员后可重新启用成员，成员权限不变，如将成员移除通讯录，恢复该成员权限需重新邀请

2.2.7 移出通讯录​

如需删除工作区部分成员，可使用移出工作区功能

选择目标成员，点击【移出工作区】即可完成配置

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  • 当工作区删除某一成员时，该成员将无法收到相应的待办、消息、抄送等信息

2.2.8 通讯录搜索​

使用通讯录左上角的搜索栏，可完成通讯录中成员、角色及部门的搜索

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3.注意事项​

  • 邀请成员链接和邀请二维码的有效期为10天，10天后会自动更新为新链接，更新后原链接将失效
  • 搜索邀请和批量邀请的有效期是7天
  • 企业微信用户可以通过同步通讯录，将企业微信的通讯录同步至轻流的通讯录
  • 除了手动添加管理员之外，轻流可以自动将企业微信的管理员同步为管理员，从企业微信同步过来的管理员会显示在手动添加的管理员之前，且不支持删除

4.FAQ​

4.1 如何解决通讯录"用户姓名"重名问题？​

在轻流中，账号信息是以邮箱为准，邮箱不会重复，但是通讯录用户名可能会重复

处理方式

方式1：

员工工号是唯一的，可以通过工号进行筛选，例如通讯录中维护带有工号的昵称

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方式2：

维护基础数据，在基础表中用成员字段维护基础信息，成员字段中即使姓名是一样的，实际账号信息也是唯一的，可以通过成员字段进行匹配，就能关联到目标信息

例如，【基础数据】** **应用设置以下几个字段，姓名（单行文字），成员字段，唯一值（单行文字）

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4.2 个人中心昵称和通讯录昵称的操作优先级差异？​

官网版本会有添加成员的功能，添加过来默认是被添加人个人中心的昵称，此时通讯录和系统中一些成员相关的显示都是个人中心的名称，管理员如果在通讯录里手动改了这个成员的名称之后，系统中成员的昵称显示都会以通讯录中的修改为准，**显示优先级：**通讯录>个人中心

  • 平台版轻流（企微、钉钉、飞书等）通讯录同步过来的成员昵称默认为通讯录昵称

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