跳到主要内容

如何实现统一收取费用的数据管理

场景​

合作院校的学生报名且录取后，向合作院校进行统一的收费，每年收一次学费，一共三年 数据呈现：每个学生的信息；每年缴费情况；院校应收学费看板

🔗安装方案

搭建步骤​

表单设置​

「合作院校信息」​

【院校名称】：单行文字

【合作状态】：下拉选择

【缴费明细】：表格

【缴费明细·学年】：单行文字

【缴费明细·缴费日期】：日期

【缴费明细·缴费金额】：数字

【缴费明细·学生人数】：数字

【缴费明细·相关附件】：附件上传

image.png

「学生信息」​

数据主要通过导入的方式添加

【学生姓名】：单行文字

【院校】：单行文字

【入学时间】：日期

【学生状态】：下拉选择

【缴费明细】：表格

【缴费明细·学年】：单行文字

【缴费明细·缴费金额】：数字

【缴费明细·缴费日期】：日期

image.png

「院校缴费表」​

image.png

【院校名称】：数据关联

关联应用「合作院校信息」中还在合作中的院校，关联字段【院校名称】，筛选条件：合作状态==合作中

image.png

【学年】：单行文字-设置公式

公式含义：取当前的年份

CURDATE()：返回当前日期

YEAR()：返回日期中的年份

image.png

【学费】：数字-自定义

可以设置自定义默认的学费金额

image.png

【应缴人数】：数据关联-聚合方式

需要获取合作院校中有多少是在读的学生人数

关联应用「学生信息」中的字段【学生姓名】，筛选条件：两个应用中的院校相同，学生状态==在读；获取到符合条件的所有数据后，通过聚合方式-计数，得到有多少条符合条件的数据，即在读的学生人数

image.png

【应缴金额】：数字-设置公式

image.png

【缴费日期】：日期

【实缴人数】：数字

【实缴金额】：数字-设置公式

image.png

【相关附件】：附件上传

流程设置​

「合作院校信息」​

可以在申请人节点将表格进行隐藏，主要填写合作院校的信息

在院校每次缴费，填写了「院校缴费表」后会自动将数据添加到表格-缴费明细中，不需要进行填写

image.png

「学生信息」​

可以在申请人节点将表格进行隐藏，主要填写学生的基本信息

同样表格中的数据会在填写了「院校缴费表」后，自动将数据添加到表格-缴费明细中，不需要进行填写

image.png

「院校缴费表」​

在申请人节点中将图中红框字段进行隐藏，由下一节点的财务人员进行填写

剩下的字段中可以将通过公式/关联等自动有值的字段设置“仅可见”

image.png

在申请人节点后添加审批节点，由财务进行收款确认，设置相应的字段权限

image.png

审批通过后需要将缴费明细添加到「学生信息」「合作院校信息」对应的数据中

添加一个往「学生信息」应用中传递数据的节点：Q-Robot更新数据，目标应用：「学生信息」，筛选条件：同一个院校且在读的学生

image.png

更新「学生信息」中的表格-缴费明细，更新类型：添加新行，设置对应的添加规则

（注意：添加的是每个学生的缴费情况，应该将【学费（/人/学年）】的数据传递到表格的【缴费金额】字段中）

image.png

再添加一个往「合作院校信息」应用中传递数据的节点：Q-Robot更新数据，目标应用：「合作院校信息」，筛选条件：同一个院校

image.png

更新「合作院校信息」中的表格-缴费明细，更新类型：添加新行，设置对应的添加规则

（注意：这里添加的是院校的缴费情况，应该将【实缴金额】的数据传递到表格的【缴费金额】字段中，与往「学生信息」应用中传递数据的节点设置不同）

image.png

门户/报表设置​

合作院校信息​

在「合作院校信息」应用中创建报表，查看还在合作中的院校信息

报表类型：数据表，筛选条件：合作状态==合作中，可以设置一下字段权限

image.png

学生信息（在读）​

在「学生信息」应用中创建报表，查看还在读的学生信息

报表类型：数据表，筛选条件：学生状态==在读

image.png

学生人数​

在「学生信息」应用中创建报表，查看每个学年每个院校的在读学生人数

报表类型：柱状表，维度：入学时间、院校，指标：数据总量

筛选条件：入学时间属于2019-2021，学生状态==在读

image.png

院校缴费记录​

在「院校缴费表」应用中创建报表，查看院校缴费信息

报表类型：数据表

image.png

应收报表​

在「院校缴费表」应用中创建报表，统计每个院校的应收金额

报表类型：汇总表，行维度：学年、院校名称

指标：应缴金额、实缴金额、未缴金额（通过公式计算获得指标：应缴金额-未缴金额）

image.png

image.png

创建门户，将以上报表添加在门户中可集中查看数据

image.png

设置筛选组，通过不同条件获取所需数据

image.png

关联报表​

还可在「合作院校信息」中设置关联报表，查看院校信息的同时可以查看更多相关信息

image.png

在「合作院校信息」应用中拓展设置-关联报表，添加需要关联的报表

image.png

设置关联规则：院校名称相同

image.png

如果节点负责人需要查看关联报表，要在流程节点中另外设置权限，那个节点要查看就在对应的节点-高级设置中打开关联报表的权限，以及查看范围（可以查看哪几个关联报表）

image.png