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如何实现定期生成租金账单

1.场景​

定期生成租金账单收取租金

🔗安装方案

2.系统逻辑​

2.1.方案总览​

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2.2.实现思路​

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2.2.1.如何释放/关闭房源信息​

设置房源信息的状态字段（出租中/未出租），创建房源信息报表，数据筛选条件为“状态等于未出租”。确认房源出租后通过Q-Robot更新数据节点将状态更新为“出租中”，如果不再续租房屋也通过Q-Robot更新数据节点将状态更新为“未出租”

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2.2.2.如何实现定期生成账单​

在确认了租赁信息后，会向「租金支付」应用中添加首期账单数据，支付账单时会显示本期账单的截止日期和下期账单的截止日期，设置流程外Q-Robot，根据本期截止日期/下期截止日期的前后某个时间点生成下期账单数据。

但流程外Q-Robot无法向当前应用自身添加数据，需要创建一个「中间表」应用，流程外Q-Robot向「中间表」添加下期账单数据，再由「中间表」通过Q-Robot添加数据节点向「租金支付」应用中添加下期账单数据，支付账单时显示本期账单和再下一期账单的截止日期，流程外Q-Robot再次根据设置的时间点向「中间表」添加数据，「中间表」再向「租金支付」应用添加数据......

如此往复直至支付最后一期账单时不再显示下期截止日期，不需要再生成下期账单，因此流程外Q-Robot的数据范围的筛选条件为“下期截止日期不等于空值的数据”

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3.搭建步骤​

3.1.表单设置​

3.1.1.房源基础信息​

按照实际需求添加房屋的基础信息

【房源编号】【小区名称】：单行文字

【小区地址】：地址

【楼栋号】【楼层号】【楼房号】【房间号】：单行文字

【面积】【月租金】【押金】：数字

【房屋状态】：单项选择

【房源照片】：附件上传

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3.1.2.租赁房屋​

设置编号格式

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租赁方填写租赁的相关信息

【房源编号】～～【押金】的字段内容会通过自定义按钮添加到当前表单，字段类型与「房屋基础信息」中相同即可

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【承租方】：单行文字

【联系方式】：电话

【租赁开始日期】：日期

【租赁结束日期】：日期-设置公式

此处默认为一年期的租赁

ISEMPTY：判断字段值是否为空

*DATE：*将数字拼接成为年份

YEAR/MONTH/DAY：返回日期中的年份/月份/日期

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【支付方式】：单项选择

【应付期数】：数字-设置公式

公式含义：如果是月付，应付期数为12，如果是季付，应付期数为4，以此类推...

IFS：检查是否满足一个或多个条件，且返回符合第一个 TRUE 条件的值

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【每期应付租金】：数字-设置公式

公式含义：如果是月付，每期应付租金==月租金，如果是季付，每期应付租金==月租金*3，以此类推...image.png

【相关附件】：附件上传（可以上传合同）

确认房屋租赁后会定期生成租金账单，租赁方支付后会将每期账单汇总到当前应用「租赁房屋」中

【累计金额】：数字

【账单记录】：表格

【账单记录·期数】：数字

【账单记录·日期】：日期

【账单记录·金额】：数字

【账单记录·付款记录】：附件上传

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租期账单完结后，填写是否续租的信息

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【是否续租】：单项选择-逻辑表单

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【月租金】：数字-关联已有数据

可能租金会有调整，此处设置关联，获取最新的租金

关联应用「房源基础信息」中的字段【月租金】，筛选条件：两个应用中的房源编号相同

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【续租开始日期】：日期-设置公式

公式含义：租赁开始日期的年份上+1

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【续租结束日期】：日期-设置公式

公式含义：同样默认租期为一年，在租赁结束日期的年份上+1

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【支付方式】：单项选择

续租时重新选择支付方式

【应付期数】：数字-设置公式

注意公式中的【支付方式】为“续租信息”中重新选择的字段，而非“租赁信息”中的字段

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【每期应付租金】：数字-设置公式

注意公式中的【支付方式】【月租金】都为“续租信息”中的字段

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【相关附件】：附件上传

3.1.3.租金支付​

“租赁信息”中的字段内容通过Q-Robot添加数据节点添加，不需要填写

【租赁编号】【房源编号】【小区名称】【小区地址】【楼栋号】【楼层号】【楼房号】【房间号】：单行文字

【面积】【月租金】【押金】：数字

【承租方】：单行文字

【联系方式】：电话

【租赁开始日期】【租赁结束日期】：日期

【支付方式】：单行文字

【应付期数】【每期应付租金】：数字

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每一期的账单信息

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【已付期数】：数据关联-聚合方式“最新数据”

设置数据关联字段，关联本应用（即「租金支付」）中的字段【本次期数】，筛选条件：租赁编号相同，聚合方式设置最新数据

设置意义：获取这一租赁最新一期支付的租金是哪一期，就是已经支付的期数

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【当前已付金额】：数据关联-聚合方式“求和”

设置数据关联字段，关联本应用（即「租金支付」）中的字段【本期应付金额】，筛选条件：租赁编号相同，聚合方式设置求和

设置意义：将这一租赁往期已支付的金额求和，获取累计已付的租金

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【本次期数】：数字-设置公式

NUM：返回文本中的数字

数据关联字段的内容为文本，需要先将文本转换为数字，才能参与公式计算

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【本期截止日期】：日期（通过Q-Robot节点添加）

【本期应付金额】：数字-设置公式

如果是第一期的租金账单，还需要支付押金

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【实际支付日期】：日期-设置公式

CURDATE：返回当前日期

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【付款记录】：附件上传

【最新已付金额】：数字-设置公式

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【下期截止日期】：日期-设置公式

如果应付期数==本次期数，也就是本次支付的是这一次租赁的最后一期租金账单，没有下一期租金账单，这时候返回空值

如果支付方式是月付，下期截止日期是本期截止日期的一个月后，月份+1；如果支付方式是季付，下期截止日期是本期截止日期的三个月后，月份+3，以此类推...

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3.1.4.中间表-生成账单​

表单中的字段都通过流程外Q-Robot添加，不需要进行填写

【房源编号】【小区名称】【小区地址】【楼栋号】【楼层号】【楼房号】【房间号】：单行文字

【面积】【月租金】【押金】：数字

【承租方】：单行文字

【联系方式】：电话

【租赁开始日期】【租赁结束日期】：日期

【支付方式】：单行文字

【应付期数】【每期应付租金】：数字

【本期截止日期】：日期

【租赁编号】：单行文字

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3.2.流程设置​

3.2.1.房源基础信息​

拓展设置中创建自定义按钮，向「租赁房屋」应用中添加数据，将需要添加的房源信息字段内容设置好规则

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3.2.2.租赁房屋​

申请人节点设置所有人可填

设置字段权限，【承租方】【联系方式】【租赁开始日期】【支付方式】字段设置可编辑，账单信息与续租信息中所有字段设置隐藏image.png

承租方提交了租赁信息后，进行“租赁审批”，添加审批节点，设置对应的节点负责人

同样账单信息和续租信息中的字段设置隐藏

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审批通过后，会生成第一期租金支付的账单添加到「租金支付」应用中

添加节点Q-Robot添加数据，目标应用「租金支付」，设置需要添加的字段（添加租赁信息中的所有字段以及将【租赁开始日期】添加到目标应用中的【本期截止日期】字段）

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添加节点Q-Robot更新数据，将应用「房源基础信息」中的房屋状态更改为“出租中”，筛选条件：房源编号相同

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添加审批节点，确认当前租赁的账单是否已经完结（是否租金已全部收回），每一期的账单信息都会从「租金支付」应用中汇总过来，并将续租信息中的字段设置隐藏

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添加填写节点，账单完结通过后，填写是否续租的信息，续租信息中【是否续租】【支付方式】【相关附件】字段设置可编辑

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添加分支，如果续租，添加一条新的租赁房屋的信息，设置Q-Robot添加数据节点，目标应用「租赁房屋」，添加房源信息和续租信息

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如果不续租，将应用「房源基础信息」中的房屋状态更改为“未出租”

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3.2.3.租金支付​

应用中的数据通过Q-Robot添加而来，不需要发起

添加填写节点，将【付款记录】字段设置为可编辑，其他字段设置仅可见

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添加审批节点，确认是否已到款

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添加Q-Robot添加数据节点，目标应用「租赁房屋」，筛选条件：租赁编号相同

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设置流程外Q-Robot，首次触发时间：根据表单内时间字段（可以设置根据本期截止日期/下期截止日期前后的某个时间点），筛选条件：支付方式等于月付/季付/半年付，且下期截止日期不等于空值（如果具体的首次触发时间不同，月付/季付/半年付需要分别设置一个流程外Q-Robot）

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触发动作：添加数据，目标应用：「中间表-生成账单」，中间表中左右字段都需要设置添加规则

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3.2.4.中间表​

添加审批节点，高级设置中开启流程超时，设置到达节点一分钟后自动提交

设置意义：当前审批节点不需要人为进行处理，添加该节点是为了避免Q-Robto成环

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设置Q-Robot添加数据节点，目标应用：「租金支付」，将应用中的所有字段都设置添加到目标应用中

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3.3.报表设置​

3.3.1.房源信息​

创建一个对外所有人查看可租赁房屋的报表，报表类型-数据表，筛选条件：房屋状态==未出租，设置报表权限-可见范围-所有人可见

image.png将创建的自定义按钮添加在报表中，租赁方可直接通过报表填写租赁信息

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3.3.2.租期中​

在「租赁房屋」应用中创建还在租期中的租赁数据报表image.png

筛选条件：租赁结束日期-当前日期，相差天数>=0

DAYS()：返回两个日期字段之间的天数

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3.3.3.租赁即将到期​

在「租赁房屋」应用中创建一个租赁即将到期的报表

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筛选条件：结束时间在30天内的租赁

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3.3.4.待收款账单​

在「租金支付」应用中创建待收款账单的数据报表，筛选条件：当前流程状态==支付租金

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3.4.门户设置​

3.4.1.房源信息​

创建门户，设置可见范围“所有人可见”，添加「房源基础信息」应用中的报表“房源信息”

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3.4.2.租赁管理​

创建门户，添加报表“租期中”、“租赁即将到期”、“待收款账单”

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